Do jej prowadzenia zobowiązane są między innymi placówki oświatowe, komendy policji i straży pożarnej, instytucje kulturalne, zakłady opieki lekarskiej, gabinety. Swoją własną posiada każdy organ władzy publicznej, np. każda z gmin. Zakładają ją wszelkie związki zawodowe, partie polityczne i samorządy. O czym mowa i co łączy te wszystkie podmioty?
Każdy z wymienionych oraz wiele, wiele innych podmiotów będących w posiadaniu informacji publicznych zobowiązane jest do założenia i prowadzenia swojej własnej strony internetowej BIP, czyli Biuletynu Informacji Publicznej. Jest to system czy, inaczej mówiąc, publikator teleinformatyczny, którego głównym zadaniem jest udostępnianie informacji publicznych. Na pierwszy rzut oka taka strona wydaje się dość prosta i nieskomplikowana, stworzona w stonowanej kolorystyce i posiadająca dość ujednolicony wygląd. Musi jednak bezwzględnie dopasować się do wytycznych i podstaw prawnych. Konieczność posiadania BIP przez konkretne instytucje i podmioty wynika bezpośrednio z Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r., Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej i innych. Odpowiedzialny za spełnienie tego obowiązku zawsze jest kierownik podmiotu; niedostosowanie się do tego wymogu niesie za sobą odpowiedzialność karną. Warto pamiętać, że zwykła, tradycyjna strona internetowa wcale nie zwalnia z założenia Biuletynu Informacji Publicznej i w żadnym wypadku go nie zastępuje.
Co powinien zawierać Biuletyn Informacji Publicznej?
Głównym wymogiem dla BIP jest użyteczność, przejrzystość i łatwość korzystania. Taka strona musi być czytelna dla zwykłych użytkowników i dostosowana również dla tych niepełnosprawnych. Ta przejrzystość i intuicyjność powinna dawać o sobie znać w momencie, gdy użytkownik chce znaleźć na stronie interesujące go informacje – powinien to zrobić bezproblemowo i szybko. Informacje znajdujące się na stronie BIP zawsze są aktualne, obowiązujące i oficjalne, a podmiot, który je udostępnia, ponosi za nie pełną odpowiedzialność.
Budowa Biuletynu Informacji Publicznej odbiega od klasycznej, statystycznej strony www. Jakie więc stałe elementy koniecznie musi zawierać BIP i o czym należy pamiętać przy tworzeniu takiej strony?
Przede wszystkim – wyszukiwarka. Pozwoli to na szybkie i łatwe wyszukiwanie przez użytkownika informacji i artykułów dostępnych na stronie. Wytyczne dotyczą także funkcjonalności BIPu w odniesieniu do osób z ograniczoną sprawnością; z tego względu należy pamiętać o wersji kontrastowej i nawigacji dla niedowidzących. Koniecznie powinno się zamieścić także instrukcję obsługi lub wyszukiwania.
Biuletyn Informacji Publicznej powinien posiadać ramowy zestaw podstron, na których niezbędne jest umieszczenie informacji takich jak dane podmiotu, informacje o finansach, pracownikach, kadrze zarządzającej oraz podstaw prawnych dotyczących funkcjonowania. Uwzględnić powinniśmy także rejestr zmian i mapę strony.
BIP każdego podmiotu powinien zawierać link odsyłający do strony głównej portalu BIP. Oprócz tego w każdym wypadku powinien posiadać znak graficzny – logo, dane redaktorów wskazanego Biuletynu i statystyki strony z liczbą odwiedzających.
Jakie informacje możemy publikować na BIP?
Redaktor Biuletynu Informacji Publicznej zobowiązany jest do dodawania na stronę publicznych informacji. Przykłady? Przede wszystkim na BIP powinny znaleźć się dane na temat przedmiotu działalności i kompetencji organizacji. Konieczne jest wymienienie osób sprawujących w niej konkretne funkcje oraz opis zadań publicznych i plan oraz proces ich realizacji. Powinniśmy zawrzeć też inne, szczegółowe informacje o danym podmiocie, w tym o jego strukturze i zapleczu finansowym, zasadach funkcjonowania czy zasadach udostępniania danych.
By strona Biuletynu Informacji Publicznej była przyjazna użytkownikowi, konieczne będzie widoczne zamieszczenie tych informacji, które mogą być dla niego ważne. Przykładem są sposoby załatwiania spraw w tejże organizacji, ich kolejności lub rozstrzygania.
Istotne są również dokumenty formalne, jak na przykład treści dokumentów urzędowych, zajęte przez organ stanowiska w sprawach publicznych, informacje o prowadzonych rejestrach czy ewidencjach.
Pamiętajmy, że każda istotna informacja, która jest informacją w sprawach publicznych, powinna zostać umieszczona w Biuletynie. Za każdą z nich ponosimy pełną odpowiedzialność, dlatego nie ma tutaj miejsca na jakiekolwiek błędy czy nieścisłości.
Jak stworzyć Biuletyn Informacji Publicznej?
Założenie strony internetowej BIP wcale nie jest takie proste, jak mogłoby się wydawać. Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że Biuletyn Informacji Publicznej podlega regulacjom prawnym i w związku z tym bezwzględnie musi spełnić wszystkie wskazane wytyczne.
Chcesz stworzyć BIP samodzielnie, we własnym zakresie? Przygotuj się na to, że do takiej pracy będziesz potrzebował co najmniej kilku specjalistów – zaczynając od prawnika, który zweryfikuje informacje i dane pod kątem prawnym, po redaktora, czyli osobę wyznaczoną do regularnego i terminowego dodawania informacji i aktualności na powstały już BIP. Niezbędny będzie także oczywiście programista oraz grafik, który zaprojektuje poszczególne elementy strony.
Zdecydowanie wygodniej i bezpieczniej jest oddać pracę nad Biuletynem Informacji Publicznej agencji, która nie tylko dostosuje się do wytycznych wynikających z aspektów prawnych, ale także zadba o odpowiednią funkcjonalność naszej strony i jej atrakcyjność wizualną.
Jednym z narzędzi, za pomocą którego możemy stworzyć stronę BIP, jest WordPress i dostępna na nim wtyczka o nazwie BIP Pages. Dzięki niej możemy w prosty i intuicyjny sposób stworzyć tego typu stronę podobnie, jak inne, standardowe strony www. Autorzy wtyczki udostępniają ją za darmo, gwarantując przy tym zgodność utworzonych na niej serwisów z obowiązującymi przepisami. BIP Pages automatycznie generuje stopkę zawierającą wymagane dane autorów i daty publikacji. BIP Pages ułatwia użytkownikowi zadanie na tyle, że sama tworzy stronę główną w podstawowej wersji oraz podstronę z instrukcją obsługi, którą można potem dowolnie modyfikować i uzupełniać.
Po zakończeniu prac nad Biuletynem Informacji Publicznej należy ją zarejestrować przez złożenie odpowiedniego wniosku. Dopiero wtedy zostanie ona dodana do spisu podmiotów na stronie głównej BIP.
Mimo odgórnego wymogu dotyczącego posiadania przez określone organy i podmioty własnego Biuletynu Informacji Publicznej nie wszystkie organizacje mogą się nim pochwalić. Być może przeraża ich nadmiar prawnych wytycznych. Być może brakuje im specjalistów, którzy mogliby stworzyć taką stronę. Warto w takiej sytuacji zwrócić się o pomoc do profesjonalistów, którzy z przyjemnością zajmą się każdym szczegółem.
