Miałeś kiedyś poczucie, że 24 godziny to dla Ciebie zdecydowanie za mało? Sądzisz, że doba powinna być dłuższa co najmniej o połowę? Nie jesteś w tym osamotniony. Obecnie żyjemy w tak zabieganych czasach, że brakuje nam chwili dla siebie. Pracujemy coraz więcej, a nadgodziny stały się czymś oczywistym i nagminnym, mimo, że tyle mówi się o work-life balance. Robert Owen już w 1810 roku skrócił czas pracy w swoim zakładzie z 16 do 8 godzin, tłumacząc to słynnymi słowami: „Osiem godzin na pracę, osiem godzin na rozrywkę i osiem godzin na odpoczynek”. Mimo, że teoretycznie układ ten stosowany jest do dziś, w praktyce nie wygląda to tak kolorowo. Wyjście z biura po 8 godzinach pracy wcale nie oznacza czasu wolnego, ponieważ często zabieramy pracę ze sobą. Nawet najbardziej pracowite osoby nie będą działać efektywnie bez odpowiedniego planu i jasno określonej strategii. Jeśli ten temat jest Ci bliski, zdarza Ci się zostawać w pracy po godzinach i pracujesz chaotycznie, czego skutkiem jest stres i poczucie zmarnowanego dnia – podpowiadamy, jak sobie z tym radzić.
Zarządzanie czasem dla wielu jest ogromnym wyzwaniem. Zwykle nie wystarczą chęci, a i dokładne uporządkowanie i zaplanowanie pracy nie da widocznych efektów, jeśli nie będziemy się tego planu trzymać. Dodatkowe obciążenie w postaci stresu nie jest korzystne zarówno dla pracownika, jak i firmy, ponieważ cierpią na tym również wyniki.
Sytuacja idealna? Wywiązujesz się z wszystkich obowiązków w pracy i dodatkowo po godzinach realizujesz się prywatnie – spędzasz czas z rodziną, oddajesz się swoim pasjom lub po prostu odpoczywasz. Plus oczywiście dotrzymujesz wszystkich terminów. Wydaje Ci się, że to idylla? Przy odrobinie pracy i starań jest to możliwe. Oczywiście, zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, jak korki, spóźniający się autobus, niedotrzymanie terminów przez innych czy nieplanowane spotkanie służbowe. Z koleżanką z pracy też czasem trzeba zamienić słówko, a 5 minut nagle wydłuża się wtedy do 20. Istnieją jednak skuteczne sposoby na efektywne zarządzanie czasem i planowanie swojej pracy. Oto nasze wskazówki!
Wszystko jest kwestią priorytetów
Pracę nad zarządzaniem czasem zacznij przede wszystkim od ustalenia priorytetów i głównych celów. W utworzeniu harmonogramu dnia ważne jest wyeliminowanie tych zadań, które są najmniej ważne i rozpoczęcie pracy od tych, które są kluczowe i najistotniejsze. Świetną metodą takiego podziału jest macierz Eisenhowera, która sugeruje skategoryzowanie zadań w cztery grupy:
- Ważne i pilne; czyli takie, które trzeba wykonać jak najszybciej, a ich zaniedbanie wiąże się z poważniejszymi konsekwencjami. Wliczamy w to również prace przedawnione i te pojawiające się nagle.
- Ważne, ale niepilne; takie, które zajmują najwięcej czasu, długoterminowe i istotne w całym procesie działań.
- Pilne, ale nieważne; nieplanowane działania, o które często proszą nas inni, drobne prace, które najlepiej oddawać innym lub eliminować.
- Niepilne i nieważne – pożeracze czasu, prace o niskiej wartości, które szczególnie powinniśmy eliminować w harmonogramie dnia.
Nadal nie wiesz, jak klasyfikować poszczególne zadania? Spróbuj odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które pomogą Ci określić ich ważność: „Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?”, „Czy mogę przekazać je do wykonania komuś innemu?”, „Ile czasu potrzebuję?” itp.
Planować pracę powinniśmy więc w oparciu o wagę zadań, a nie pilność. Trzymaj się ustalonego harmonogramu i pilnuj, by nie podejmować się nowych zadań, przerywając wykonywanie innych, tych ważnych. Szczególnie, jeśli te nieplanowane klasyfikujesz niżej w hierarchii Eisenhowera. Pamiętaj również o wyznaczeniu sobie celu. Bez niego praca wydaje się bezowocna, a my tracimy zapał i motywację. Oprócz celu głównego stwórz listę poszczególnych zadań, które pomogą Ci go osiągnąć. Odhaczanie ich jest niezwykle satysfakcjonujące. Możesz także na bieżąco obserwować przebieg prac.
Zacznij od najtrudniejszego
Dobrą strategią jest zaczynanie działania od tego, co najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne. Można wykorzystać do tego schemat tygodnia. W poniedziałek planuj najwięcej zadań, wypełniając kartkę kalendarza po brzegi. Dzięki temu z każdym kolejnym dniem będziesz miał mniej pracy, nie wspominając już o weekendzie. Wreszcie będziesz mógł odpocząć!
Dodatkowy plus takiej organizacji pracy? Nic Cię nie zaskoczy. W razie nagłych i nieplanowanych obowiązków do wykonania na już, będziesz miał możliwość ulokować je w te dni, które planowo miały być luźniejsze. Pozwala to też przenosić poszczególne zadania na kolejne dni. Poza tym, poniedziałki już z założenia są ciężkie, więc duża ilość pracy będzie skutecznym motywatorem do działania. Miej też na uwadze, że im dłużej pracujesz, tym bardziej zmęczony jesteś, dlatego te najbardziej wymagające zadania planuj w porach największej koncentracji i skuteczności. Mówiąc o najlepszych porach do pracy, płynnie przechodzimy do kolejnego punktu.
Bierz pod uwagę fizjologię
Fizjologii nie da się oszukać. Pewnie nieraz w życiu słyszałeś o sowach i skowronkach. W ciągu dnia nasza wydajność ulega wahaniom i zmianom. Są takie pory dnia, kiedy nasz organizm funkcjonuje lepiej; właśnie ze względu na te pory możemy podzielić ludzi na takie dwie kategorie. Jeśli nie chcesz, by zadanie, które mogłoby zająć Ci tylko 15 min, pochłonęło długie godziny, dopasuj swoją pracę do pory, w której ją zrealizujesz.
Jak sama nazwa sugeruje, skowronki będą najefektywniejsze w godzinach porannych. Dla takich osób najlepiej jest rozpocząć pracę wcześnie i zakończyć ją przed popołudniem, kiedy ta efektywność zacznie stopniowo spadać. Sowy z kolei to grupa, u której najwyższa wydajność przypada późnymi porami, a nawet w nocy. Potrafisz jednoznacznie się skategoryzować? Świetnie, w takim razie znasz już swój plan działania. Są jednak pewne stałe pory dnia dla każdego, które okazują się najbardziej optymalne dla zadań kreatywnych. Na ogół jest to czas przed godziną 12:00. Zaczynając pracę przed południem, na pewno uda nam się zrobić więcej i szybciej, przy mniejszym wysiłku.
Rób przerwę na relaks
Nasza fizjologia zakłada również nieodzowną konieczność relaksu. Nie jest fizycznie możliwe pracować jednym ciągiem przez kilkanaście godzin, dlatego zaplanuj przerwy na relaks w trakcie pracy i po jej zakończeniu. Mówi się często o krótkiej przerwie po każdej godzinie pracy, jednak ta metoda nie sprawdza się u każdego, ponieważ powoduje rozproszenie pracownika. Dziel więc zadania na segmenty i rób chwilę przerwy po zakończeniu danego projektu lub bloku czynności. Dzięki temu odpoczniesz, nie dekoncentrując się przy tym.
Co robić podczas przerwy? Wykorzystaj ją jak najlepiej – odpręż umysł, pozwól oczom odpocząć od monitora komputera. Nie daj się skusić mediom społecznościowym czy prywatnym załatwieniom przez telefon – wcale nie pomogą się zrelaksować. Przede wszystkim wstań, przejdź się na krótki spacer lub posiedź przed budynkiem, jeśli masz taką możliwość. Świeże powietrze skutecznie Cię pobudzi. Wykonaj też kilka drobnych ćwiczeń i koniecznie zjedz pożywny posiłek, który da Ci energię na dalszą część dnia. Przerwa to też dobry moment na zacieśnienie relacji ze współpracownikami. Krótka rozmowa z koleżanką z pracy z pewnością poprawi Ci humor.
Koniecznie zadbaj także o relaks po godzinach. Nie dopuść do sytuacji, gdy praca pochłania niemal całe Twoje życie. Absolutnym minimum jest znalezienie godziny na relaks przed snem oraz wydzielenie codziennie czasu wolnego na pasje i hobby. Staraj się też nigdy nie spożywać posiłków w biegu i wygospodarować czas na aktywność fizyczną.
Deleguj zadania
Lubisz mieć wszystko pod kontrolą i sądzisz, że najlepiej wszystko zrobisz sam? W takim razie delegowanie zadań prawdopodobnie jest dla Ciebie przerażające. Pamiętaj jednak, że w firmie pracujesz nie tylko Ty, a sam często nie będziesz w stanie podjąć się wszystkich obowiązków. Jeśli wokół Ciebie jest ktoś, kto ma więcej czasu i mógłby przejąć część Twoich zadań, bez wahania się nimi podziel. Przekaż innym szczególnie te drobne zadania, które może i nie zabiorą Ci dużo czasu, ale skutecznie rozproszą i odciągną od pracy nad tym priorytetowym. Nie bój się prosić o pomoc – wcale nie świadczy to o braku kompetencji. Wręcz przeciwnie; pokazuje, że potrafisz planować swoje działania i efektywnie zarządzać czasem. Być może kiedyś będziesz miał okazję odwdzięczyć się komuś tym samym.
Kolejną kwestią jest asertywność i umiejętność odmawiania. Bardzo często, gdy ktoś poprosi nas o pomoc, nie potrafimy powiedzieć „nie” i dokładamy sobie nieplanowanych obowiązków. One z kolei skutecznie zaburzą nasz harmonogram i plan dnia. Jeśli nie jesteś w stanie przejąć obowiązków innych, po prostu to powiedz i wyjaśnij przyczynę. Na pewno zostaniesz zrozumiany.
Grupuj zadania
Nic nie rozprasza naszej uwagi tak, jak drobne i nieplanowane zadania, które pojawiają się w najmniej oczekiwanym momencie. Wymagają od nas wybicia się ze schematu pracy, przez co spada nasza uwaga i koncentracja. W ten sposób działania stają się chaotyczne. Często okazuje się również wtedy, że realizujemy te drobne zadania o wiele dłużej, niż zakładaliśmy.
Skutecznym sposobem jest grupowanie tych „wrzutek” w poszczególne bloki, by kilkukrotnie nie musieć wyrywać się z kontekstu. Można zrealizować je na przykład przed przerwą, spotkaniem lub po prostu w chwili, gdy zostanie nam trochę wolnego czasu. Grupowanie zadań zwiększa naszą koncentrację i pozwala uniknąć przeskakiwania z jednej czynności do drugiej. Dzięki temu zaoszczędzimy czas i energię.
Eliminuj rozpraszacze
Najbardziej niebezpieczne rozpraszacze to oczywiście telefon i media społecznościowe, które pochłaniają ogromną część naszego czasu teoretycznie przeznaczonego na pracę. Nie wierzysz? 
Instagram oferuje możliwość podejrzenia, ile czasu dziennie na nim spędzamy – koniecznie sprawdź swoje statystyki. Negatywnie na naszą koncentrację wpływają również otwarte drzwi i rozmowy współpracowników w tle, głośna i nachalna muzyka, otwarte w przeglądarce komunikatory i niezliczone ilości kart.
Jak z tym walczyć? Świetnym rozwiązaniem jest ustanowienie jednej cichej godziny, którą przeznaczymy na wykonanie najważniejszych i wymagających najwyższej koncentracji obowiązków. W tym czasie wyłącz telefon, zamknij wszystkie okna w przeglądarce i nie wdawaj się w żadne rozmowy z innymi. Przekaż również współpracownikom, by w danym czasie Ci nie przeszkadzali.
****
Pamiętaj, że skuteczne planowanie ośmiogodzinnego dnia pracy jest kwestią indywidualną. Dla każdego efektywne będą inne rozwiązania, dlatego warto poszukać tych najbardziej optymalnych, stosując metodę prób i błędów. Oczywiście niezaprzeczalnie istotny w tej kwestii jest także zdrowy tryb życia. Chroniczne zmęczenie, niedobór snu, ciężkostrawna dieta i nieregularne posiłki czy brak aktywności fizycznej na pewno nie pomoże nam efektywnie pracować.
Nie zmuszaj się do pracy całymi dniami, jeśli wiesz, że w efekcie poczujesz się jedynie wyczerpany. Zachowaj balans między obowiązkami zawodowymi a życiem prywatnym, rób przerwy i dbaj o swoją koncentrację i świeżość umysłu.
